Każdego dnia na terenie Polski rozmaite instytucje wytwarzają mnóstwo różnorodnych dokumentów. Stworzono szereg przepisów prawnych, które nie tylko regulują kwestie ich gromadzenia i przechowywania, ale też kwestie odnoszące się do ich niszczenia.

Rozwój nowoczesnych technologii sprawił, że powstają obecnie dokumenty nie tylko w postaci papierowej. Spora ich część przechowywana jest obecnie na dyskach twardych lub zapisywana na płytach CD. Niezależnie od tego, na jakiego rodzaju nośnikach zostały utrwalone niszczenie dokumentów musi odbywać się w zgodzie z wymogami mnóstwa ustaw i norm odnoszących się do bezpieczeństwa. Niszczenie (zobacz niszczenie danych osobowych) dokumentów musi odbywać się w taki sposób, by nie było możliwe ich odzyskanie. Tyczy się to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak również tych utrwalanych na twardych dyskach oraz płytach CD. Utylizacja dokumentów musi być przeprowadzana między innymi w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Utylizacja dokumentów obejmuje przeróżne typy dokumentów, należą do nich dokumenty firmowe, ale również takie, które zaklasyfikowane zostały jako tajne. Zanim zostaną one zniszczone odbywa się procedura brakowania dokumentów.



Sprawdź też - mobilne niszczenie dokumentów

Brakowanie dokumentów to proces, który ma wskazać, które z powstałych dokumentów powinny zostać przekazane do archiwum, a które trzeba zniszczyć. Po przeprowadzeniu tej procedury można rozpocząć ich niszczenie oraz utylizację. Wybrane dokumenty, na przykład wyciągi bankowe klientów, które mają postać papierową trafia zwyczajnie do niszczarek. Niszczarki nie niszczą jednak dyskietek czy płyt CD. Aby odzyskanie danych było niemożliwe, niszczy się je najczęściej poprzez zgniatanie bądź poprzez cięcie. Z tak uszkodzonych dane są nie do odzyskania. Metod niszczenia dokumentów wskazać można przynajmniej parę. Są już aktualnie nawet firmy, które mają w swojej ofercie usługi fachowego niszczenia najróżniejszych dokumentów. Powierzając utylizację profesjonalnej firmie, trzeba przyjrzeć się, jak usługa jest wykonywana. Odpowiedzialność bierze na siebie zleceniodawca. W żadnym wypadku nie wolno o tym zapomnieć.