W dużej ilości firm można do dnia dzisiejszego spotkać ogromne pudła, w których są przechowywane wszystkie wystawione dokumenty. Jeśli firma jest duża, to i dokumentów będzie sporo, czasami trzeba przeznaczyć na nie całkiem spore pomieszczenie.

Lecz w chwili obecnej można od tego odejść, bo w ostatnich latach regulacje prawne zaczęły się dostosowywać do obecnych możliwości technicznych i cyfrowa ewidencja przy spełnieniu kilku warunków jest jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Rzecz jasna będzie też znacznie wygodniejsza, bo z firmowego archiwum spokojnie będą mogły zniknąć wszystkie pudła z fakturami, rachunkami i raportami. Oczywiście przejście na elektroniczną archiwizację będzie się wiązało z koniecznością wdrożenia jakiegoś systemu i przeprowadzenia zmian organizacyjnych w firmie.

Jeżeli ta kwestia Cię interesuje, to możesz zdobyć pokrewne informacje na podnoszone zagadnienie. W tym celu odwiedź proponowany artykuł.

Wiążą się z tym jakieś koszty, lecz plusy takiego rozwiązania są tak duże, że bardzo szybko poniesione wydatki będą się zwracać, a firma zacznie pracować efektywniej i wydajniej.

Obecnie zdecydowana większość oferowanych systemów typu ERP pozwala na prowadzenie kompleksowej archiwizacji dokumentów pod postacią cyfrową.

Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w wersji cyfrowej, razem z wysyłaniem ich klientom za pomocą elektronicznej poczty, i przesyłanie wszystkich deklaracji do odpowiednich urzędów. Przez to, że praktycznie wszystkie kopie faktur będą dostępne z poziomu systemu, to nie będzie trzeba ich drukować za każdym razem i gromadzić w pudłach. Dla celów podatkowych wystarczy, jeżeli kopia tych wydruków zostanie zgrana na dysk lub płytę CD, a przy jakiejś kontroli szybko można będzie do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Wiele programów pozwala również na rejestrację i archiwizację wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia. Przez to, że przechowuje się je pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest dużo prostszy, oprócz tego ma się większą kontrolę nad tym, kto i kiedy realizował na nich jakieś operacje.