Jak najkorzystniej bezpiecznie i praktycznie bezpiecznie i wygodnie zrealizować obieg dokumentów w swojej firmie

Posted on 06/01/2019 7:27am

W każdej chyba firmie, nawet małej, konieczne jest gromadzenie i archiwizowanie dokumentów. Będą to wszystkie faktury zakupowe, sprzedażowe i różnego rodzaju pisma od klientów i urzędów. Jeśli firma jest niewielka, to całkowicie wystarczy do tego kilka segregatorów, lecz wraz z jej rozwojem może się pojawić kilka kłopotów.

Efematic
Author: Efematic
Source: http://efematic.pl/
Przede wszystkim dokumenty będą zajmować dużo miejsca, ale dobrze zaplanowane archiwum tę sprawę rozwiąże. Następnym problemem, który się pojawia w momencie, gdy dokumentów zrobi się dużo, jest ich obieg w przedsiębiorstwie i dostęp do nich przez wszystkich pracowników. Dokumenty pod postacią papierową przenosi się pomiędzy działami, a może to sprzyjać ich zagubieniu albo zniszczeniu.

Czasami wystarczy urlop jednego z pracowników, żeby zastopować przez brak jakiejś umowy czy faktury jakieś ważne decyzje. Dlatego też bardzo dobrym rozwiązaniem tego problemu, używanym przez coraz większą ilość przedsiębiorców, jest cyfrowy obieg dokumentów. Dzięki odpowiednim procedurom i wykorzystaniu profesjonalnych programów można bardzo poprawić pracę wielu osób, które pracują z dokumentami w firmie.



Uruchomienie tego typu systemu wymagać będzie od pracowników zmiany przyzwyczajeń, a oprócz tego nieco więcej pracy na samym początku, lecz korzyści dość szybko da się zauważyć. Najważniejszą rzeczą, która jest podstawą sprawnie działającego systemu jest skanowanie faktur i wszystkich innych dokumentów, które w firmie się pojawią. Ma to na celu wykonanie kopii do cyfrowej postaci, z jaką da się już wszystko zrobić. Obecne systemy do obiegu dokumentów zezwalają na poustawianie uprawnień na widoczność dokumentów przez wszystkie etapy ich obróbki, a poza tym usprawniają przepływ informacji pomiędzy działami w firmie. Znacznie zwiększają także kontrolę, w zasadzie w każdej chwili jest wiadomo, co się z dokumentem dzieje i jakie operacje były na nim zrealizowane. Uruchomienie takiego obiegu dokumentów z pewnością poprawi działania firm, które zdecydowały się na tego typu rozwiązanie.

Czy gromadzisz materiały w kontekście studiowanego zagadnienia? Jeśli tak, to zobacz więcej w omówieniu (http://sunrent.pl/). Ono też będzie dla Ciebie zajmujące!

/J]

Tags: dokumenty, firmy, Faktury